ANNEXE 1 A LA CONVENTION N° 80/19 – EGOC / CAF de LA GIRONDE

« Accompagnement au déploiement de la suite Office 365

auprès des managers»

                                                               Intervenant : Gaël TOURNESAC

Public : Managers de la CAF appelés à accompagner le déploiement d’O365 dans leurs équipes

Durée et dates : 4 jours, 2x2 journées pour un maximum de 16 stagiaires,

• les 8/9 octobre 2019 – Groupe 1
• les 10/11 octobre 2019 – Groupe 2

Horaires : journées de 7h, 9h-12h30 et 13h30-17h00

Lieu : BORDEAUX – Salles mises à disposition par la Caf 33 - le travail en collectif doit se faire dans un lieu adapté à un travail en mode coopératif, et donc pouvant contenir le double des personnes concernés, soit 35 personnes si 16 stagiaires.

Contexte de la mission

Le réseau des CAF souhaite accompagner ses managers afin de favoriser le changement culturel attendu par les nouveaux usages des différents outils de communication numérique mis à leur disposition dans le cadre du déploiement d’Office 365.

Objectifs

Il s’agit, au sein d’une organisation :

• De différencier les enjeux de la coordination de ceux de la coopération, pour globalement mieux « collaborer »,
• D’appréhender les différents besoins relationnels et de communication, pour utiliser le « canal » d’échange le plus adapté,
• De partager une cartographie des différents outils disponibles avec la suite O365, sans oublier les autres outils (téléphone, présentiel…), et leur niveau de réponses aux différents besoins relationnels et de communication,
• De prendre conscience de la nécessité de co-construire quelques règles de bons usages de ces « outils », avec des méthodes adaptées (agilité, petits pas, droit à l’erreur…),
• De prendre conscience de ce que ces outils numériques viennent changer au niveau organisationnel et individuel, pour mieux appréhender les actions à mettre en place,
• D’appréhender les grands enjeux de la conduite du changement pour adapter ses méthodes d’accompagnement auprès des équipes.

Le programme précisant les objectifs et le contenu de formation figurent en annexe.

contenu

Jour 1 :

• Ouverture et travail sur les représentations individuelles autour des usages de chaque outil :
  
  • Travail personnel, puis en binôme et apports descendants
  • Enjeux pour l’organisation de ces différentes représentations individuelles
• Expliciter et détailler les différents besoins de « communication » dans l’organisation : échange informel, question/réponse simple, délégation de tâches, résolution de problème (technique ou relationnel) complexe, diffusion d’information, innover ou créer ensemble, se coordonner, partager de la connaissance…
  
  • Apport descendant
• Partager les différents usages individuels au sein du groupe de stagiaire : quel outil pour répondre à quel besoin
  
  • Travail individuel puis partage en petits groupes puis en plénière avec apports du formateur
• Balayer les différents outils numériques et/ou présentiels mis à disposition dans l’organisation et voir lesquels sont les plus adaptés pour chaque type de « communication » attendue, en s’appuyant notamment sur la suite O365 en cours de déploiement
  
  • Mix d’apport descendant et de co-construction participative avec l’ensemble des stagiaires
  • Travail direct sur des éléments de la suite O365 via la mise en place de scenari d’usages
• Co-construction de premiers éléments d’usages partagés des différents outils pour mieux travailler ensemble
  
  • Travail participatif et apports du formateur

Jour 2 :

• Poursuite de la co-construction de premiers éléments d’usages partagés
• Les grands enjeux organisationnels que les nouveaux outils numériques font émerger
  
  • Apports descendants
• Travailler sur les différences entre la coordination et la coopération afin d’accompagner la collaboration de ses équipes
  
  • Mises en situation par petits groupes puis apports descendant en plénière
• Le Changement et son accompagnement, éléments de repères et de méthode
  
  • Travail personnel, puis en binôme et apports descendants
• Synthèse des 2 journées, et présentation d’une méthode pour accompagner changement lors de l’arrivée de nouveaux outils numériques dans une organisation

Démarche pédagogique / Méthodologie

• La démarche pédagogique est un mix entre des apports descendants du formateur avec temps de questions/réponses, et des temps participatifs de coopération et de co-construction entre les stagiaires
• Le formateur prend soin d’ouvrir et de fermer la séance de formation avec des méthodes favorisant une réelle présence des personnes et leur facilitant l’expression personnelle
• Le formateur met en place des travaux en binômes, en petits collectifs (4 personnes) et en plénière (jusqu’à 16 personnes), permettant ainsi à chacun de pouvoir s’exprimer tout en donnant du rythme à la journée pour éviter de trop longues plages d’apports de connaissances descendants.

Intervenant

Gaël TOURNESAC

L’intervenant pour Anitya Conseil sera Gaël Tournesac, qui dispose de 20 ans d’expérience à différents postes de management dans l’industrie, les services et la fonction publique.

Il a créé en 2016 le cabinet Anitya Conseil afin d’accompagner les entreprises dans les changements organisationnels et humains liés notamment aux évolutions technologiques. Gaël Tournesac a complété ses années d’expériences professionnelles avec une Licence de Psychologie à Rennes 2 (et un travail de recherche en psychologie sociale) et des formations à la Coopération qui sont venues compléter près de 10 ans d’engagement personnel dans des formations et stages sur la communication interpersonnelle. Gaël a aussi été formé à 2 reprises sur le management d’équipe.

Domaines d’intervention

Conduite du changement, facilitateur de coopération et d’intelligence collective, coaching individuel, animation de séminaires et de conférences sur le thème de la transformation digitale et de ses enjeux organisationnels et humains.

Modalités d’évaluation et sanction de la formation

A l’issue de cette formation, un bilan est réalisé sous la responsabilité du formateur. Lors de ce bilan, la présence d’un cadre référent est souhaitée.

A l’issue de cette action, une procédure d’évaluation permettant d’apprécier la qualité de la prestation (et des intervenants) et de mesurer l’efficacité de l’action au regard des objectifs globaux assignés sera mise en œuvre. Ces fiches seront renseignées par les participants sous la responsabilité du prestataire et transmis par ses soins à l’EGOC.

En application de l’article L.6353-1 du Code du travail, une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action sera remise aux stagiaires à l’issue de la formation.