ANNEXE 1 A LA CONVENTION EGOC / CAF DE LA VENDEE n°113/19

Formation à la Gestion du temps – gestion du stress

Intervenant : Nicolas METAY

Durée – Dates : 2 jours, les 2 et 3 décembre 2019

Horaires : 9h à 17h, soit 7 heures de formation / jour

Lieu : La Roche-sur-Yon – Locaux de la Caf de la Vendée

Public : 1 groupe d’agents de la Caf 85

Objectifs pédagogiques

JOUR 1 : Prendre conscience de sa relation au temps et identifier ses stresseurs

• Mesurer l'enjeu dans sa vie professionnelle de la gestion du tandem temps-stress
• Découvrir son propre mode de gestion du temps pour évaluer ses points de performance
• Identifier les facteurs de désorganisation de son temps et réaliser leur impact en termes de stress
• Acquérir des techniques simples de prévention du stress et d'élimination du stress accumulé

JOUR 2 : Comment gérer son temps de manière adaptée afin d’éviter le stress

• Définir ses priorités et la gestion des imprévus
• Ne pas se laisser dévorer par le quotidien et maintenir son cap
• Connaître les astuces des outils bureautiques pour gagner du temps et fiabiliser ses résultats

Contenu

PREMIERE JOURNEE

PREAMBULE : Identifier et comprendre le lien entre temps et stress

L’incapacité à gérer son temps engendre le stress.

I – PRENDRE CONSCIENCE DE SA RELATION AU TEMPS

• Analyser l’utilisation de son temps de travail, temps personnel et son style d’organisation : ce qui est convenable et efficace
• Connaître son mode d'organisation
  • repérer l'organisation de ses tâches
  • mesurer le temps consacré à chacune
  • identifier ses pics d'activité
  • Identifier ses activités « chronophages » et ses prestations « gain de temps »
• Evaluer ses marges de manœuvre et reconnaitre ses possibilités d’amélioration

II - REPERER CONCRETEMENT SES ELEMENTS STRESSEURS ET LEURS CONSEQUENCES DANS LA VIE

PROFESSIONNELLE

• Les éléments stresseurs externes
• Les éléments stresseurs internes
• Les situations stressantes : « prise de parole en public, conduite d’un entretien
  • Stress et personnalité – les prédispositions au stress ?
• Identifier ses propres « facteurs de stress » et repérer les signaux d'alerte
• Apprendre à différencier le stress positif et le stress négatif

III- ACQUERIR DES TECHNIQUES SIMPLES DE PREVENTION DU STRESS ET DE L’ELIMINATION DU

STRESS ACCUMULE

• Les conditions de l’équilibre global et de l’hygiène de vie
  • Organisation temporelle personnelle
  • Hygiène de vie
  • Connaissance de soi
• Maîtrise du corps et gestion des émotions
• La dynamique des émotions
• Pouvoir du souffle, lâcher prise et confiance en soi
• La gestion du stress cérébral par la gymnastique du cerveau

JOUR 2

IV – IDENTIFIER ET GERER SES PRIORITES

• Connaître ses priorités professionnelles
• Faire l’inventaire des actions à mener pour atteindre ses objectifs
• Quantifier sa charge de travail
• Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité d’action
• Situer le niveau d’urgence et d’importance d’une tâche
• Gérer les échéances

V - PLANIFIER SES ACTIVITES POUR MAITRISER SON TEMPS

• Anticiper les évènements (en les notant dans votre agenda) et en élaborant un rétro planning
• Planifier les activités en évitant les conflits de priorité pour limiter les risques de stress
• Utiliser les différents niveaux de planification : jour, semaine, mois
• Réserver des espaces temps pour les impondérables

VI – OPTIMISER L’UTILISATION DES PRINCIPAUX OUTILS ORGANISATIONNELS ET DE GESTION DU

TEMPS

• Anticiper : comment ?
• Connaître les règles et outils de la gestion du temps : le système PODAC (Prévoir, organiser,
• déléguer, ..) ,
• Connaître les méthodes d’organisation : les 5 S
• Organiser son bureau physique et informatique
• Tirer profit des nouveaux outils informatiques : messagerie internet, agenda électronique, logiciels spécifiques,…(internet, intranet, mail,…
• Savoir s’appuyer sur des outils classiques : trieurs, agendas, check-list,
  • Aide-mémoire
  • Tableaux de bord
  • Planning, agenda
  • Guides de procédures

VII – CONSOLIDER SON PLAN D’ACTION

Optimiser son plan d’action à partir des apports méthodologiques de la journée

Méthodes pédagogiques

Pédagogie participative et supports vidéo pour nourrir les échanges dans le groupe. Chaque participant viendra muni de ses informations personnelles

Jour 1

• Présentation du formateur et des participants
• Rappel par le formateur des besoins exprimés par les participants à partir du questionnaire
• Recueil complémentaire des attentes
• Echanges d’expériences à partir du vécu des participants
• Brainstorming « temps/stress un lien étroit ?». « Les enjeux de bien gérer son temps »
• Comment équilibrer temps et charge de travail ?
• Travail individuel : La carte personnelle de mon temps

Autodiagnostic de ses méthodes de fonctionnement à partir de grilles d’auto-évaluation des situations actuelles

Mise en évidence de ses comportements et des tâches « chronophages »

• Analyse de son mode de gestion du temps
• Identification de ses éléments stresseurs

Exercices corporels de gestion du stress

• Relaxation
• Visualisation
• Respiration

Ils permettent de visualiser et d’intégrer des attitudes qui aident à la diminution des tensions

Jour 2

• Travail en sous-groupe sur la détermination des priorités
• Présentation par le formateur des outils organisationnels
• Identification des avantages et bénéfices procuré par les outils organisationnels
• Proposition d’outils de planification – Adaptation de ces outils au contexte des participants

NOTRE GUIDE DES BONNES PRATIQUES, véritable guide opérationnel est remis à chaque participant.

Il comprend les points clés évoqués en cours de formation accompagnés des fiches mnémotechniques.

Modalités d’évaluation et sanction de la formation

A l’issue de cette formation, un bilan est réalisé sous la responsabilité du formateur. Lors de ce bilan, la présence d’un cadre référent est souhaitée.

A l’issue de cette action, une procédure d’évaluation permettant d’apprécier la qualité de la prestation (et des intervenants) et de mesurer l’efficacité de l’action au regard des objectifs globaux assignés sera mise en œuvre. Ces fiches seront renseignées par les participants sous la responsabilité du prestataire et transmis par ses soins à l’EGOC.

Une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action sera remise aux stagiaires à l’issue de la formation.

Intervenant

Nicolas METAY