Gestion du temps - gestion du stress - caf 85

ANNEXE 1 A LA CONVENTION N° 60/17 – EGOC / CAF DE LA VENDEE

Formation « Gestion du temps – gestion du stress»

Formateur : Stéphane LE BOZEC

Public : 1 groupe de 8 agents de la Caf de la Vendée - Effectif validé par une feuille de présence.

Durée – Dates : 2 jours, les 3 octobre et 24 octobre 2017

Lieu : LA ROCHE SUR YON – Siège de la Caf de la Vendée

PRE-REQUIS

RECOMMANDATIONS :

- Chaque participant sera muni de son planning hebdomadaire d’activité.

- Ce document de travail (preuves factuelles) favorisera un autodiagnostic objectif de la gestion du temps individuelle.

- Il servira de base à l’analyse de sa gestion du temps et de réflexion et aux axes d’amélioration à mettre en place.

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

JOUR 1 : IDENTIFIER SA RELATION AU TEMPS

• Prendre conscience de sa relation au temps
• Identifier son profil personnel face à la pression
• Trouver le juste équilibre entre temps personnel et temps professionnel
• Optimiser son temps en respectant son biorythme.
• Cultivez son self-control et gérer le stress lié au manque de temps
• Adopter de nouveaux comportements
• Atténuer l’impact des autres par une communication adaptée
• Elaborer son plan d’action personnel de gestion du temps

JOUR 2 : PLANIFIER SES ACTIVITES EN FONCTION DES PRIORITES

• Identifier et gérer ses priorités
• Surmonter la procrastination
• Savoir anticiper et planifier ses activités pour maîtriser son temps et éviter de faire des erreurs liées au travail en urgence
• Optimiser l’utilisation des principaux outils organisationnels et de gestion de l’information
• Gérer et organiser ses différents modes de communication
• Utiliser le Mind-mapping pour penser et organiser son travail
• Consolider son plan personnel de gestion du temps

CONTENU PEDAGOGIQUE

PREMIERE JOURNEE – Le 3 octobre 2017

IDENTIFIER SA RELATION AU TEMPS

I – PRENDRE CONSCIENCE DE SA RELATION AU TEMPS

• La notion du temps dans notre Société d’aujourd’hui
• Evolutions sociétales– l’évolution du travail – le changement dans les organisations
• Analyser l’utilisation de son temps de travail, sa relation au temps et son style d’organisation : ce qui est convenable et efficace
• Connaître son mode d'organisation
  • repérer l'organisation de ses tâches
  • mesurer le temps consacré à chacune
  • identifier les pics d'activité
  • Identifier ses activités « chronophages » et ses prestations « gain de temps »
• Evaluer ses marges de manœuvre et reconnaitre ses possibilités d’amélioration
• Prendre en considération la dimension collective du temps

II - EVALUER ET UTILISER SES RESSOURCES POSITIVES

• Respecter l’équilibre des trois vies (physique, personnelle et professionnelle)
• Définir ses impératifs physiques et personnels incontournables
• Etre conscient de ses niveaux d’efficacité optimale
• Savoir identifier la source de l’inaction
• Adopter une approche positive face aux tâches à accomplir

III– ABAISSER SON NIVEAU DE STRESS

• Prendre conscience de son comportement en situation de stress
• Utiliser l'énergie du stress de façon optimale
• Différencier le bon et le mauvais stress pour éviter l'épuisement et la démotivation
• Savoir alerter lorsque l’on se sent débordé ou que l’on perçoit des signes de difficulté à son propre niveau ou au niveau de son entourage

IV – GERER, ORGANISER ET AFFIRMER SA COMMUNICATION

• Gérer les interruptions de manière constructive
• Prévenir de son absence
• S’affirmer avec calme et politesse vis-à-vis des personnes qui prennent inutilement du temps

La gestion des sollicitations par un questionnement ciblé

La trame pour apprendre à dire non lorsque cela est nécessaire

• Etre assertif
• Identifier les véritables sources des problèmes avant d’agir (méthode DESC)

V –UTILISER LE MIND MAPPING POUR PENSER ET ORGANISER SON TRAVAIL

• Gérer son temps et ses priorités avec la carte mentale.
• Structurer et activer sa mémoire sans effort.

VI –ELABORER SON PLAN D’ACTION PERSONNEL DE GESTION DU TEMPS

• Tenir compte de sa relation au temps pour construire son plan d’action personnel
• Repérer ce qui nuit à son organisation et sa gestion du temps
• Situer précisément ses axes d’amélioration
• Orchestrer le moyen et le long terme

DEUXIEME JOURNEE – Le 24 octobre 2017

PLANIFIER SES ACTIVITES EN FONCTION DE SES PRIORITES

I – IDENTIFIER ET GERER SES VRAIES PRIORITES

• Connaître ses priorités professionnelles
• Faire l’inventaire des actions à mener pour atteindre ses objectifs
• Quelles sont les activités que personne d’autre que moi ne peut réaliser?
• Quelles sont les activités qui entraîneraient des conséquences fâcheuses, si elles n’étaient pas réalisées aujourd’hui?
• Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité d’action : établir la matrice important/urgent
• Contrôler et gérer le respect des échéances

II – OPTIMISER L’UTILISATION DES PRINCIPAUX OUTILS ORGANISATIONNELS

• Anticiper : comment ?
• Connaître les règles et outils de la gestion du temps : le système PODAC (Prévoir, organiser, déléguer, ..) ,
• Connaître les méthodes d’organisation : les 5 S
• Organiser son bureau physique et informatique
• Tirer profit des nouveaux outils informatiques : messagerie internet, agenda électronique, logiciels spécifiques,…(internet, intranet,
• Sortir du flux infernal des e-mails

Réduire le nombre d’email reçus

Classer ses emails et pièces jointes

Enregistrer les actions requises dans les listes de tâches, l’agenda

Comment purger une boite de réception débordante

• Optimiser l’utilisation du téléphone ; messagerie, prise d’appels, transfert d’appel, …·
• mail,…
• Savoir s’appuyer sur des outils classiques : trieurs, agendas, check-list,
  • Aide-mémoire - Planning, agenda
  • o Guides de procédures - Tableaux de bord
• Mettre en place un système de traitement et de classement afin de retrouver rapidement les informations et documents pertinents. L'arborescence de ses répertoires
• Éliminer les documents superflus (obsolètes, versions de travail…) afin de réduire les risques d’erreurs

III - PLANIFIER SES ACTIVITES POUR MAITRISER SON TEMPS

• Distinguer la planification stratégique, la planification opérationnelle, ou la planification d’action.
• Faire la liste de ses activités « Comment faire des to-do listes efficaces »
• Contrôler et gérer le respect des échéances - surmonter la procrastination
• Classer les tâches par catégorie pour faciliter leur traitement
• Simplifier les tâches
• Savoir estimer le temps pour une tâche donnée
• Borner ses tâches dans le temps
• Identifier et Réserver le temps nécessaire et le meilleur moment pour les accomplir
• Anticiper les évènements (en les notant dans votre agenda) et en élaborant un rétro planning
• Planifier les activités en évitant les conflits de priorité pour limiter les risques de stress
• Utiliser les différents niveaux de planification : jour, semaine, mois
• Transformer un e-mail en tâche
• Programmer une tâche périodique pour ne rien oublier
• Réserver des espaces temps pour les impondérables

V – CONSOLIDER SON PLAN D’ACTION PERSONNEL DE GESTION DU TEMPS

• Optimiser son plan d’action à partir des apports méthodologiques de la journée
• Trouver des solutions pour diminuer les effets négatifs
• Définir la finalité de chaque engagement
• Mettre en place une stratégie personnelle de changement

EVALUATION

Evaluation sous la forme de questionnaire KAHOOT et d’une grille d’analyse

JOUR 1 : le 3 octobre 2017 - IDENTIFIER SA RELATION AU TEMPS, SON ORGANISATION

OBJECTIFS

CONTENU PEDAGOGIQUE

METHODES, TECHNIQUES ET OUTILS

DUREE

Mettre en place la dynamique de groupe

propice à la formation

• Présentation du formateur et des participants
• Rappel par le formateur des besoins exprimés par les participants à partir du questionnaire
• Recueil complémentaire des attentes

30’

I – PRENDRE CONSCIENCE DE SA RELATION AU TEMPS

• La notion du temps dans notre Société d’aujourd’hui
• Evolutions sociétales– l’évolution du travail – le changement dans les organisations -
• Connaître son mode d'organisation
  • repérer l'organisation de ses tâches
  • mesurer le temps consacré à chacune
  • identifier les pics d'activité
  • Identifier ses activités « chronophages » et ses prestations « gain de temps »
• Evaluer ses marges de manœuvre et reconnaitre ses possibilités d’amélioration
• Prendre en considération la dimension collective du temps
• Prendre en considération la dimension individuelle et collective du temps

• Brainstorming « Les perceptions du temps ».
• Exposé du formateur et lien avec les Risques Psychosociaux
• Appréhension des autres univers de travail à partir de témoignages d’articles de presse, éventuellement de films pédagogiques
• Repérer ce qui nuit à l’organisation et à l’optimisation du temps

2H

II - EVALUER ET UTILISER SES RESSOURCES POSITIVES

• Respecter l’équilibre des trois vies (physique, personnelle et professionnelle)
• Définir vos impératifs physiques et personnels incontournables
• Concilier disponibilité à soi et à son entourage professionnel
• Etre conscient de ses niveaux d’efficacité optimale
• Adopter une approche positive face aux tâches à accomplir
• Savoir identifier la source de l’inaction

• « Evaluer sa charge de travail »
• Comment équilibrer son temps professionnel et son temps personnel ?
• Travail personnel : La carte personnelle de mon temps

1H

III– ABAISSER SON NIVEAU DE STRESS

• Prendre conscience de son comportement en situation de stress
• Utiliser l'énergie du stress de façon optimale
• Différencier le bon et le mauvais stress pour éviter l'épuisement et la démotivation

• Exercices de gestion du stress
• Maintenir son énergie : conseils pratiques.

IV – GERER, ORGANISER ET AFFIRMER SA COMMUNICATION

• Gérer les interruptions de manière constructive
• Prévenir de son absence
• S’affirmer avec calme et politesse vis-à-vis des personnes qui prennent inutilement du temps / La gestion des sollicitations par un questionnement ciblé / La trame pour apprendre à dire non lorsque cela est nécessaire
• Etre assertif

• Identifier les véritables sources des problèmes avant d’agir (méthode DESC)

• Exercices sur la communication pour réduire l’impact des autres
• Rappel sur les techniques de communication positives
• Savoir dire non.
• Exercices sur la résolution des problèmes / Brainstorming, QQOQCP,  Matrice de choix, Diagramme des affinités

V –ELABORER SON PLAN D’ACTION PERSONNEL DE GESTION DU TEMPS

• Tenir compte de sa relation au temps pour construire son plan d’action personnel
• Repérer ce qui nuit à son organisation et sa gestion du temps
• Situer précisément ses axes d’amélioration
• Orchestrer le moyen et le long terme
• TRAVAIL INTER SESSION – Préparation de la deuxième journée

• Elaboration d’un plan d’action organisationnel et de gestion du temps par chaque participant
• Exercices de créativité et d’élaboration de MIND MAPPING

1 h

JOUR 2 : le 24 octobre 2017

PLANIFIER SES ACTIVITES EN FONCTION DE SES PRIORITES, NE PLUS SUBIR SON TEMPS !

OBJECTIFS

CONTENU PEDAGOGIQUE

METHODES, TECHNIQUES ET OUTILS

DUREE

Evaluer les acquis et mises en application suite à la première journée

• Reprise de contact – Point sur les objectifs de progrès et correction du travail inter session

30’

I – IDENTIFIER ET GERER LES PRIORITES

• Connaître ses priorités professionnelles
• Faire l’inventaire des actions à mener pour atteindre ses objectifs
• Quelles sont les activités que personne d’autre que moi ne peut réaliser?
• Quelles sont les activités qui entraîneraient des conséquences fâcheuses, si elles n’étaient pas réalisées aujourd’hui?
• Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité d’action : établir la matrice important/urgent

• Travail en sous-groupe sur la détermination des priorités
• Autodiagnostic de ses méthodes de fonctionnement à partir de grilles d’auto-évaluation des situations actuelles. Leur exploitation se fera sous forme d’échanges constructifs
• Exercices individuels « Savoir analyser son mode de gestion du temps »

1H

II - ACQUERIR LA MAITRISE DES PRINCIPAUX OUTILS DE GESTION DU TEMPS

• Anticiper : comment ?
• Connaître les règles et outils de la gestion du temps : le système PODAC (Prévoir, organiser, déléguer, ..) ,
• Connaître les méthodes d’organisation : les 5 S
• Organiser son bureau physique et informatique
• Tirer profit des outils informatiques
• Savoir s’appuyer sur des outils classiques : trieurs, agendas, check-list,
• Optimiser l’utilisation des outils organisationnels :

o Aide-mémoire, Planning, agenda

o Tableaux de bord

o Guides de procédures

• Mise en situation sur la subordination au temps.
• Présentation du système PODAC
• Diagnostic sur les outils organisationnels puis recherche des améliorations

2h30

III - PLANIFIER SES ACTIVITES POUR MAITRISER SON TEMPS

• Distinguer la planification stratégique, la planification opérationnelle, ou la planification d’action.
• Faire la liste de ses activités « Comment faire des to-do listes efficaces »
• Contrôler et gérer le respect des échéances - surmonter la Procrastination

• Classer les tâches par catégorie pour faciliter leur traitement
• Simplifier les tâches
• Savoir estimer le temps pour une tâche donnée
• Borner ses tâches dans le temps
• Identifier et Réserver le temps nécessaire et le meilleur moment pour les accomplir
• Anticiper les évènements (en les notant dans votre agenda) et en élaborant un rétro planning
• Planifier les activités en évitant les conflits de priorité pour

limiter les risques de stress

• Utiliser les différents niveaux de planification : jour, semaine, mois
•  Transformer un e-mail en tâche
• Programmer une tâche périodique pour ne rien oublier
• Réserver des espaces temps pour les impondérables

• Exercices à partir d’études de cas.
• Utilisation des fiches des activités journalières,

hebdomadaires, mensuelles, annuelles

• Etablir le moment auquel chaque activité ou étape doit débuter demande que vous :
• UTILISER UN DIAGRAMME DE GANNT
•  UTILISER UN TABLEAU DES RESPONSABILITE (Qui fait quoi)
•  Exercice sur une « Demande de travail supplémentaire » / Savoir établir un rétroplanning

2 h

IV – CONSOLIDER SON PLAN D’ACTION PERSONNEL DE GESTION DU TEMPS

• Optimiser son plan d’action à partir des apports méthodologiques de la journée
• Mettre en place une stratégie personnelle de changement
• Définir la finalité de chaque engagement

30 mn

Evaluation de la formation

30 mn